Saber como fazer e o que incluir em um orçamento de recrutamento e seleção é o primeiro passo para potencializar a atração de talentos. Neste artigo, destacamos algumas dicas para construir um orçamento de recrutamento efetivo e eficiente.
Sempre chega o momento do ano em que é preciso fazer uma revisão das estratégias e objetivos de cada departamento. E essa é a hora de ser firme na reavaliação das suas necessidades. Assim, poderá alterar os seus orçamentos e maximizar as suas campanhas.
No RH não é diferente. Rever custos e entender prioridades é fundamental, sobretudo na hora de definir os recursos financeiros que serão destinados para a área de recrutamento.
É o orçamento de recrutamento que irá guiar os recrutadores na hora de buscar os melhores profissionais do mercado. Confira a seguir tudo sobre o assunto e veja como criar este documento!
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Para que serve um orçamento de recrutamento e seleção?
Em uma definição mais geral, um orçamento funciona como um planejamento financeiro que tem como objetivo registrar receitas e despesas por um determinado período de tempo. Sendo assim, este é um documento determinante para diversas áreas de uma empresa.
No caso do departamento de Recursos Humanos, o orçamento pode ser dividido em diferentes subáreas, facilitando a visualização de iniciativas e a distribuição dos recursos. Por isso, muitos profissionais de RH têm adotado o orçamento de recrutamento como um documento estratégico para o sucesso das ações da área.
Neste tipo de orçamento, os recrutadores poderão determinar quais as necessidades relacionadas com o R&S e poderão analisar a viabilidade de cada projeto e iniciativa, estabelecendo prioridades.
Um orçamento de recrutamento bem elaborado ajuda na hora de conseguir os resultados esperados para os programas de recrutamento e seleção. Além disso, é uma forma de prestar contas, verificar onde é possível economizar e o que ainda precisa de mais investimentos.
O que incluir em um orçamento de recrutamento?
Entender a importância do orçamento de recrutamento é apenas o começo. Para que este documento seja realmente útil para o RH, é preciso entender quais informações devem ser inseridas, onde os recursos serão alocados, o que priorizar e quem será o responsável por atualizá-lo.
Para dar o primeiro passo, veja a seguir exemplos do incluir em um orçamento de recrutamento:
- Gastos com divulgação das vagas (online e offline)
- Iniciativas para otimizar o candidate experience
- Custos com dinâmicas de grupo
- Treinamentos da equipe de recrutamento
- Onboarding e treinamento dos novos colaboradores
- Contratação de empresas terceirizadas ou headhunters
- Investimento em ferramentas digitais
- COV (Cost of vacancy) ou Custos de uma vaga em aberto
- Custos da estratégia de employer branding
Estes são só alguns exemplos de custos de recrutamento. Além disso, a área de R&S pode considerar, também, os custos de turnover e absenteísmo para entender o impacto das contratações que estão sendo feitas na empresa.
6 dicas úteis para fazer um orçamento de recrutamento e economizar recursos
Como você pôde ver, fazer um orçamento de recrutamento é uma tarefa complexa. Além de incluir diversas variáveis, é preciso ter uma visão global da empresa e suas necessidades e entender quais as oportunidades de redução de custos em cada etapa do processo de recrutamento e seleção. Confira a seguir algumas dicas para tornar esse processo mais ágil e efetivo.1. Diversifique a sua estratégia
Com a pandemia desestabilizando o mercado de trabalho, não há dúvidas de que houve certo pânico na indústria de recrutamento, resultando em redução de custos ou na suspensão total de investimentos. A boa notícia é que finalmente as empresas estão se ajustando ao “novo normal” e as coisas estão voltando a entrar em movimento. Ainda que os orçamentos de recrutamento estejam limitados, agora é a hora de investir com inteligência e de forma estratégica. O momento atual aparece como uma oportunidade para que as empresas tomem decisões baseadas em dados e fatos que supram as suas necessidades de contratações. Dessa forma, poderão encontrar a combinação perfeita de fontes de atração de candidatos e montar uma equipe de sucesso. Cortar toda e qualquer despesa com parceiros na situação atual pode parecer uma boa decisão. No entanto, mesmo com a economia de custos, pode afetar todo o trabalho anterior. Em vez de suspender os investimentos completamente, pense em reduzi-los para que não precise começar do zero quando seus orçamentos ficarem mais robustos.Lembre-se: qualquer nova estratégia demandará tempo para ser otimizada. Por isso, a palavra do dia ano deve ser redimensionamento e não recomeço!É importante diversificar a sua estratégia de atração de talentos e usar uma abordagem com base em resultados para alocar o seu orçamento de recrutamento disponível. Para isso, analise os dados que estão à sua disposição e veja se, combinar o uso de diferentes mídias online para atração vai ajudar a melhorar áreas que não estão com bom desempenho. Seja aumentando ou diminuindo a escala em um ou outro canal de recrutamento, ou transferindo a campanha para uma plataforma mais apropriada, esses ajustes ajudarão na hora de ampliar as possibilidades sem gastar rios de dinheiro.
2. Coloque intenção em seus títulos e descrições
Definir títulos e descrição de vagas com sabedoria é muito importante para otimizar os seus anúncios. Eles são um tipo de propaganda para a sua empresa, atraindo seus colaboradores atuais e futuros assim que encontram aquele primeiro título de vaga. Como isso ajuda na atração de talentos, também é benéfico para o orçamento de recrutamento. Muitos sites de emprego usam algoritmos para sugerir as vagas certas para os candidatos ideais. Por isso, se você estiver procurando um grupo específico de candidatos, precisará usar as palavras certas para se encaixar no que eles procuram. A sua empresa pode ter títulos internos sensacionais para os cargos, mas será que eles farão sentido para um candidato em potencial? Ainda que seja importante mostrar em seus anúncios a sua marca e cultura como empregador, inclua apenas as informações mais cruciais para os candidatos nos títulos. Procurar “gurus do marketing” ou “desenvolvedores ninja” pode ser divertido, mas não precisa desse charme a mais para cativar, de forma efetiva, funcionários atuais e futuros. Não exagere! Além disso, não inclua informações demais no título da vaga. Evite adicionar palavras desnecessárias como “vagas imediatas” ou estimativas de salário. Também é possível aumentar a relevância dos títulos usando prefixos específicos para chamar candidatos mais adequados, como “sem experiência” ou “trabalho remoto”, se forem esses alguns dos seus critérios. No cenário atual, se a oportunidade incluir trabalho em home office, essas palavras-chave estão hoje no topo da lista de interesse dos candidatos. Por isso, serão mais eficientes do que o salário do cargo na hora de atrair os candidatos.Customize os seus títulos de vaga
Software Developer
Desenvolvedor(a) Java (Android)
Mobile – Remoto
3. Defina objetivos realistas
Ao reavaliar e redimensionar seus investimentos, talvez você precise revisar também os seus objetivos. Essa é uma etapa determinante para fazer um orçamento de recrutamento relevante. Veja o que se tornou mais importante para você durante o último ano. Por exemplo: Talvez um custo por clique (CPC) baixo tenha se tornado um objetivo importante por questões de orçamento, mas talvez isso não esteja ajudando o tanto que imagina. O CPC deve ser apenas parte de uma estratégia mais abrangente e não um objetivo em si. Dessa forma, uma das suas metas poderia ser otimizar a sua estratégia de divulgação de vagas em conjunto com outros objetivos, como o custo por aplicação (CPA) e o volume de vagas. Assim como ter fontes de tráfego variadas e diferentes tipos de parceiros, ter um conjunto misto de objetivos vai ajudar a otimizar as suas campanhas. Talvez apenas queira candidatos de qualidade ou um grande volume de candidatos, ou ainda apenas que o orçamento de recrutamento dure até o final do mês. Esses são todos objetivos importantes e funcionam melhor quando trabalhados em conjunto. Na Europa, a maioria das empresas usam uma combinação de CPA, volume e um bom ritmo de gasto orçamentário por mês. Na América do Norte, a combinação de objetivos costuma conter apenas CPA e volume. O importante é analisar a indústria e as necessidades para encontrar a melhor combinação de estratégias que ajudem na conquista dos objetivos. Os seus parceiros terão prazer em ajudar você a estabelecer esses objetivos e a trabalhar para alcançá-los. Além disso, outra forma de definir o orçamento de recrutamento é conversando com o departamento financeiro e com a liderança. Apresente seus requisitos e objetivos, para que possam te dar orientações claras que o ajudem a se decidir com base em fatos.4. Tenha suas localizações de vagas bem definidas
Definir a geolocalização adequada é uma etapa importante na hora de publicar seus anúncios de vagas no mundo digital. A maioria dos parceiros tem um algoritmo de busca de vagas disponível que considera tanto palavras-chave quanto a localização. Esse é outro ponto que ajuda na economia de recursos previstos no orçamento de recrutamento. Na Europa, a expansão geográfica está se tornando mais comum, com fronteiras mais abertas e candidatos podendo se mover entre elas com mais facilidade. No Brasil, é importante ter mais cuidado com relação ao alcance geográfico do anúncio, considerando que a movimentação entre estados pode não ser tão simples! É importante se comunicar com os seus parceiros com frequência para verificar como as suas vagas estão sendo geolocalizadas. Há sempre a possibilidade de o nome de uma cidade ou uma abreviação ser atribuída, sem querer, a uma outra localidade. Por exemplo, RO pode ser Roraima ou Romênia, e a cidade de Buenos Aires pode aparecer na Argentina ou no Brasil. Uma grande diferença! Se você ou seus parceiros perceberem anomalias em uma campanha, o grande vilão pode ser a geolocalização, o que é fácil de resolver.5. Adapte o seu orçamento às necessidades regionais
Ainda que os orçamentos tenham sido reduzidos, isso não significa que eles ainda não possam ser eficazes. Quando os orçamentos estão saudáveis, é provável que uma abordagem mais centralizada pareça bem razoável. Ainda assim, como as necessidades divergem para cada indústria e local, talvez o seu orçamento precise ser alterado. É possível fazer uma abordagem centralizada funcionar, mas é importante prestar atenção às tendências e demandas regionais. O seu objetivo final deve ser garantir que as suas necessidades de recrutamento sejam atendidas em todos os aspectos. No contexto atual, o volume de vagas e o interesse dos candidatos está em constante variação, a depender do quão bem, ou não, um país ou região está lidando com a pandemia. Por exemplo, a indústria de restaurantes, que sofreu um grande impacto durante a crise, está se recuperando mais rapidamente em algumas regiões do que em outras. Por isso, a melhor abordagem pode ser descentralizar o seu orçamento e alocar fundos para atender necessidades locais. Os seus parceiros podem ajudar você a identificar áreas que estão com uma demanda maior de contratações e encontrar locais em que os candidatos mais ativos estão procurando por oportunidades de trabalho. Eles também poderão informar quais podem ser as melhores práticas, como fazer um direcionamento de palavras-chave e localizações, fazendo com que que as suas vagas sejam vistas pelos candidatos certos. Descentralizar o seu orçamento ou segmentar ainda mais as suas campanhas não precisa ser uma medida permanente. Talvez para um período específico seja uma boa ideia oferecer um orçamento maior para campanhas em regiões que estejam se recuperando melhor do que outras. Sempre há a possibilidade de fazer ajustes novamente e retornar a uma abordagem mais centralizada, caso os seus requisitos regionais demandem isso. Todos precisamos demonstrar um pouco mais de criatividade e flexibilidade para nos adaptar a todas as mudanças que esse evento global está causando. No fim das contas, ajustar as suas estratégias de recrutamento com a ajuda de seus parceiros vai garantir que as suas campanhas continuem com bons resultados e se mantenham relevantes nessa época de incerteza.6. Meça o seu progresso
Você já reavaliou os seus objetivos a fim de atender às necessidades do ano anterior. Você redimensionou e diversificou o seu uso orçamentário com parceiros, escolheu os títulos de vaga certos, verificou as tags de geolocalização para as suas vagas e analisou quais regiões podem precisar de mais orçamento de recrutamento do que outras.
Agora é hora de monitorar os seus objetivos e acompanhar, de forma contínua, como tem sido sua atratividade de candidatos em suas mídias. Dessa forma, você poderá identificar oportunidades de investimento e de redução de custos no próximo período.
Isso significa que você deve medir os diferentes resultados nos âmbitos de suas campanhas, indústria e vaga. Painéis de controle de parceiros são um ótimo recurso para monitorar e gerir esse progresso. Focando apenas no âmbito de campanhas, é possível monitorar a evolução de cada uma delas e observar quais as indústrias que apresentam bom desempenho, ou ver qual delas tem um CPA acima do normal. O seu parceiro pode então encontrar a raiz do problema e propor soluções.
Um bom motivo para trabalhar com mais de um parceiro é poder aproveitar os pontos fortes de cada um. Ter múltiplos parceiros não apenas diversifica e aumenta o seu tráfego, mas também permite que você aloque determinadas vagas para parceiros específicos, considerando o que é mais adequado para o público de cada um deles.
Ao ver que um determinado perfil de vaga não está indo bem com uma mídia em particular, vale tentar outros tipos que melhor se encaixam no perfil desse parceiro e que se adequam mais aos candidatos dele.
Ao mensurar progresso para vagas, você pode identificar tendências e aproveitá-las. Mesmo que haja problemas em suas campanhas, ao monitorá-las com atenção e ao se comunicar frequentemente com seus parceiros, essas falhas serão facilmente solucionadas.
Conclusão
Otimizar o seu processo de recrutamento e seleção não precisa ser difícil. Ao considerar as variáveis corretas e contar com o departamento financeiro e com a liderança, fazer o orçamento de recrutamento será um processo muito mais fácil e assertivo.
Este documento servirá como um guia para ajudar na definição de estratégias e campanhas que serão determinantes para que a empresa alcance os objetivos e se adapte a qualquer obstáculo. Seja com um amplo budget ou com recursos limitados, a eficácia do orçamento de recrutamento é primordial em todos os aspectos dos seus programas de recrutamento.
