Atualmente, vivemos no que o mercado nomeia como mundo VUCA (volátil, incerto, complexo, ambíguo).

Portanto, é extremamente importante que qualquer pessoa e empresa seja altamente capaz de se adaptar aos cenários e prever tendências futuras. Neste contexto, é ainda mais crucial que um time de Recursos Humanos o faça em primeiro lugar e, assim, dê todo o apoio necessário à liderança, aos demais colaboradores e à empresa como um todo. Isto explica a crescente busca pelo tal do ‘RH Ágil’, tema central deste texto.

Mas o que significa ser um RH Ágil?

O RH Ágil é aquele empático, aberto a escutar o seu ‘usuário’, capaz de testar rápido, que executa projetos com escopos menores, adiciona incrementos de valor em sequência (o que podemos chamar de Sprint se quisermos usar vocabulário das metodologias ágeis), usa feedbacks para revisões, incorpora melhorias constantes nos seus produtos, foca no squad (time, e não na entrega individual) e, por fim, é obcecado pelo que precisa ser feito para entregar o máximo de valor (80% valor/ 20% esforço).

Como vê, não é algo tão simples assim, não é? Então…

O que fazer para ser considerado ‘ágil’?

De fato, para que um time de Recursos Humanos possa ser considerado “ágil”, é interessante que ele tenha a agilidade presente em três níveis diferentes: em seu mindset (modelo mental) / em seu skillset (modelo de habilidades e capacidades) / e em seu toolset (modelo de ferramentas e metodologias).

Para que isso seja uma verdade, é preciso que se mude o pensamento e, desta forma, o comportamento dos profissionais da área. Não à toa, nos últimos tempos, processos e rituais emprestados do Design Thinking, Metodologias Ágeis e UX têm sido tão analisados e utilizados também em times de Pessoas.

Provavelmente, agora você está se questionando como implementar esses processos ágeis na sua equipe/empresa, correto?  Vamos entender melhor abaixo:

Como implementar agilidade nos processos de gente?

1. Comece pela liderança

Uma boa forma de iniciar esta mudança é tendo sensibilidade e apoiando a liderança, para que esta seja um ambiente mais fértil às ideias de agilidade no time de RH e a todas as alterações que isto demanda. Sim, adotar o ágil é demandante: exige resiliência e muitos testes para que se alcancem avanços. Se você tiver o apoio da sua liderança em primeiro lugar, pode reinvestir este tempo de convencimento e mobilização (com o qual tantos profissionais sofrem no mercado) em testes e geração de valor.

2. Adote a premissa do ágil de foco no cliente: seja empático e entenda quem são suas Personas

Para garantir que você se mantenha centrado nos ‘usuários’ e priorizando os itens de maior valor a eles, é interessante adotar o framework de Personas (também falei mais delas aqui neste texto). Elas são representações de mais ou menos como são, pensam e agem seu públicos-alvo, candidatos ou colaboradores, dependendo do projeto/produto em questão. As personas te ajudarão a definir um problema, que devem ser a base de todos os seus projetos/produtos e ações.

3. Monte squads e use a ajuda das pessoas

Chamamos de squads aqueles times multifuncionais e multidisciplinares que agem com autonomia e colaboração para construção de entregáveis de valor aos usuários. No contexto de RH, tente unir ao máximo pessoas de negócio com outras da área de Gente. Pense na sua empresa e entenda quem são as pessoas chave para te ajudar.

4. Divida os seus projetos em partes menores e adote as metodologias ágeis

Como falei anteriormente, é bem interessante o uso de técnicas de Design Thinking (falei mais delas neste texto) e Metodologias Ágeis, como o Scrum, para os projetos da área de Pessoas. Isto naturalmente ajuda a construir e reforçar o mindset ágil.

Um primeiro ponto aqui pode ser quebrar os seus projetos em escopos menores ou em ciclos/tiros de trabalho curto, que chamamos de sprint. Este período pode ser de 1-4 semanas dependendo, mas deve ser o tempo suficiente para gerar um valor real.

Com isso, veja, a seguir, alguns outros processos que pode implementar:

a. Invista na ideação

Sempre que tiver bem definido o problema e o seu público, parta para um processo que chamamos da ‘divergência’, ou seja, da expansão e geração de ideias e possibilidades de solução. Aqui é onde é mais interessante adotar as técnicas de Design Thinking, Workshops de Criação, etc. Em seguida, há também a fase de ‘convergência’, isto é, sintetizar os dados e definir quais ideias irá priorizar para testar.

b. Faça a experimentação/prototipação da sua ideia

Com uma ou algumas ideia(s) priorizada(s), é interessante construir uma mínima versão viável para que possa testar seu valor junto a uma amostra do público-alvo.

c. Valide sua ideia

Com o protótipo (mínima versão viável) pronto, é hora de pô-la na rua para teste e validação do valor. Isto evitará que crie soluções não bem endereçadas e desejadas como imagina e espera.

d. Implemente

Por fim, chega o momento de construir os seus entregáveis. Nesta execução, há também outro fator importante envolvido: os rituais dos frameworks ágeis. Entenda mais um pouco deles abaixo:

Rituais ágeis: como manter o mindset vivo

Aqui, vou enfocar novamente em uma metodologia ágil específica: o Scrum.

Não acredito que você precise ser um exímio entendedor dela, mas vou falar rapidamente de alguns rituais e cerimônias que pode adotar em seu time para iniciar uma forma de trabalho ágil.

  • Planning: os squads (times multifuncionais) fazem um planejamento do que serão os entregáveis para o sprint (ciclo de 1-4 semanas de trabalho);
  • Dailys: diariamente, o squad se reúne por 15 minutos para entenderem o que cada um avançou nas últimas 24h, o que fará pelas próximas 24h e se há algum impedimento a ser removido no caminho;
  • Review: ao final do sprint, o squad apresenta os entregáveis ao chamado de Dono do Produto/Projeto ou Product/Project Owner), e possíveis outros públicos envolvidos, para validação e confirmação da entrega;
  • Retrospectiva: também ao final da sprint, o squad, Dono do Produto/Projeto e Scrum Master (um mentor do time que, essencialmente, remove bloqueios e facilita o trabalho) se reúnem para analisar o que deve ser mantido, alterado e incluído em seu formato de trabalho.

No entanto, cuidado para não cair na armadilha da palavra ágil! Agilidade não significa puramente ser rápido, significa ser capaz de se adaptar (lembra do que falamos lá no início do texto sobre o mundo VUCA?). Isto quer dizer que, por mais que seja ótimo ter rapidez ao testarmos e fazermos as coisas, é muito mais importante termos a habilidade de também aprender e consertar rapidamente.

Se você quer se transformar em um agilista, antes de  tudo, preocupe-se pela empresa, seus usuários (candidatos e funcionários) e seu squad (time). Com isso, tenha coragem e comece você mesmo(a) a experimentar este modelo. E comece hoje, não espere o timing certo. Nada melhor do que começar este mindset (skillset e toolset também) por você para,  em seguida, influenciar todo o restante do time. Torne o ‘ágil’ o seu novo normal!

Bom teste!

Ana Carolina Lafuente
Por Ana Carolina Lafuente

Carioca de nascença, paulista de coração, meio brasileira e meio espanhola. Ana Carolina é formada em Publicidade e Propaganda pela ESPM Rio. Apaixonada por comportamento humano, começou a se aproximar da área de Pessoas na empresa júnior da faculdade e não largou mais dela desde então. Descobriu seu amor pelo empreendedorismo e seguiu sua carreira ajudando principalmente startups ou empresas em crescimento exponencial. Atuou em Employer Branding na Stone Pagamentos, tempo em que se especializou no tema através de cursos na ESPM e Lemonade School. Recentemente, concluiu uma formação em Product Management pela PM3 e hoje toca a área de Employer Branding da Collact, plataforma de CRM e fidelização de clientes, detentora do app e diretório ‘Compre Local’ e investida da Stone Pagamentos. Além disso, Ana ama escrever, descobrir diferentes culturas, viajar, conhecer novos lugares, bares e restaurantes, cozinhar, fazer exercícios, yoga e não dispensa um bom café ou uma taça de vinho.